Najpierw nazwij rodzaje dokumentów
Oferta, umowa, protokół, pełnomocnictwo i dokumentacja techniczna mają inne cykle życia. Dla każdego typu ustal właściciela, wymagane dane, statusy i miejsce powiązania: kontakt, szansę lub projekt.
Szablon oddziel od dokumentu klienta
Szablon jest wzorcem wielokrotnego użycia. Dokument jest konkretnym egzemplarzem utworzonym dla sprawy. Rozdzielenie zapobiega przypadkowemu nadpisaniu wzoru i pomaga kontrolować, z jakiej wersji powstał dokument.
Status ma opisywać obieg
Szkic, gotowy, wysłany, zaakceptowany i archiwalny to przykładowe stany. Sama nazwa pliku „final_v3” nie daje wiarygodnej informacji o akceptacji. Zmianę statusu zapisuj w systemie, a plik traktuj jako treść dokumentu.
Powiązania ułatwiają audyt
Dokument dostępny z karty klienta lub projektu można odnaleźć bez przeszukiwania folderów. Uprawnienia organizacji ograniczają dostęp, a historia sprawy pokazuje kontekst. Nie umieszczaj w nazwach plików więcej danych osobowych niż to potrzebne.
Greener posiada szablony, dokumenty, statusy i obsługę plików powiązanych z procesem. Zobacz również jak uporządkować ofertowanie PV.